Insitekaltim, Samarinda – Wakil Direktur IV Bidang Kerjasama dan Hubungan Masyarakat Polnes Said Keliwar mengonfirmasi proses pengembalian dana (refund) bagi mahasiswa yang telah membayar biaya pendidikan di awal kini sudah masuk dalam tahap pemrosesan.
Langkah ini menyasar para mahasiswa, terutama dari jalur prestasi yang telah melakukan pembayaran mandiri sebelum program bantuan dari Pemerintah Provinsi Kaltim ini resmi dikucurkan.
Ia mengatakan koordinasi internal antara Satgas Gratispol dan bagian keuangan terus diperkuat untuk mempercepat aliran dana kembali ke mahasiswa.
Saat ini, fokus utama tim adalah melakukan validasi nomor rekening mahasiswa agar tidak terjadi kesalahan dalam proses transfer.
“Proses pengembalian itu sudah diproses melalui bagian keuangan. Kami sedang mendata rekening mahasiswa untuk kebutuhan pengembalian dana tersebut. Terutama bagi jalur prestasi yang kemarin sudah masuk dan membayar lebih dulu, itu semua sedang berjalan,” jelas Said, Senin, 2 Februari 2026.
Selain mengenai refund, Said juga mengungkap alasan di balik keterlambatan pendaftaran sejumlah mahasiswa. Banyak mahasiswa yang sempat menahan diri untuk tidak mendaftar Gratispol karena masih menunggu kepastian beasiswa KIP-Kuliah (KIP-K).
Hal ini mengakibatkan terjadinya penumpukan usulan susulan melalui mekanisme Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM).
Menurut Said, kendala utama sebenarnya bukan pada sistem, melainkan pada pola komunikasi mahasiswa yang ragu karena takut terjadi bantuan ganda.
“Kendalanya sebenarnya di mahasiswa sendiri. Ada yang menunggu KIP-K sehingga awalnya tidak mendaftar Gratispol. Begitu ternyata tidak dapat KIP-K, baru mereka didaftarkan belakangan,” tambahnya.
Guna memastikan tidak ada mahasiswa yang merasa dirugikan atau kesulitan mengakses sistem, manajemen Polnes telah menunjuk Satgas khusus yang terdiri dari empat personel sebagai pusat kendali informasi.
Said meminta mahasiswa untuk bersikap proaktif dan tidak sekadar mengandalkan informasi simpang siur dari sesama rekan mahasiswa.
“Kalau ada kendala, seperti masalah link atau akun, bicarakan langsung dengan Satgas di kampus. Pasti ada jalan keluarnya. Kadang-kadang masalah tidak terpantau oleh kami karena mahasiswa hanya mengobrol dengan temannya tanpa melapor secara resmi ke pihak kampus,” tegas Said.
Menyadari pentingnya cakupan informasi yang luas, Polnes juga menggerakkan Ketua Jurusan (Kajur) dan Ketua Program Studi (Kaprodi) untuk menyisir mahasiswa di setiap departemen.
Upaya ini dilakukan agar mahasiswa yang kurang aktif memantau papan pengumuman tetap bisa mendapatkan haknya sebelum tenggat waktu pendaftaran berakhir.
Dengan dimulainya proses refund dan penguatan koordinasi Satgas, Polnes optimis penyaluran bantuan pendidikan tahun ini akan lebih tepat sasaran dan memberikan dampak nyata bagi peningkatan SDM di Kaltim.